ひとこと英会話

英語で電話に出てみよう!

ビジネスシーンにおいて、電話の対応は丁寧かつ親切でなければならない。それは英語でも同じこと。今回は、英語で電話を受けるときに使うフレーズを紹介する。

今回ご紹介するのは、英語で電話がかかってきたときに使えるフレーズ。簡単な言葉だけで、丁寧なコミュニケーションが取れますので、ぜひ参考にしてください。

ちなみに、日本の会社では、新入社員のときに「会社にかかってきた電話にはできるだけ早く出るように」と教わりますね。これは欧米の会社も同様で、「three-ring rule」というルールがあります。「電話が4回以上鳴る前に出るようにしよう」という意味です。

電話に素早く出て、丁寧な英語で応対できれば、きっと電話をかけてきた相手により良い印象を与えられますね。

ルーク・タニクリフのプロフィール
1982年イギリス生まれ。イギリス人の父とアメリカ人の母を持つ。13歳までイギリスで暮らし、その後アメリカのノースカロライナ州の高校に転校、イギリス英語とアメリカ英語の違いを経験。米ウェズリアン大学を卒業後、雑誌編集者/記者の仕事を経て、2005年、JETプログラムで来日。新潟の中学校で2年間英語教師をつとめ、その間に日本語を学ぶ。2008年に再来日。英会話講師とビジネス翻訳の仕事をしつつ、東京大学大学院にて翻訳論を学ぶ。2010年に開設したブログ「英語 with Luke」は、初心者から上級者までレベルを問わず楽しめる記事で人気を博し、月間150万PVを記録する人気サイトとなった。

電話に出た時、まず最初に伝えること

電話に出たときに、まず最初に「お電話ありがとうございます」と言ってくれる会社は、丁寧で気持ちが良いと思います。英語の場合は、代わりにHello.やThank you for calling.を使います。会社と自分の名前を伝えるのはその後です。

より簡単に言いたい場合は「名前 + speaking.」 だけでも良いでしょう。

名前を告げたら、相手の用件を伺います。

これらのフレーズを合わせると、以下のようになります。

また、英語圏の国では、「電話に出るときは明るい声で話すこと」が大切だと言われています。

社内の担当者につなぐ

用件を聞いたら、電話の相手を社内の担当者につなぎます。つなぐ時は、put throughやconnect toという動詞をよく使います。

つなげたい社員が不在の場合は、ひとこと謝ってから「つなげたい人 + is not here.」 と言います。

外出中を意味するout of the officeというフレーズも使えます。

謝るときに、I'm sorryをよく使いますが、「あいにく」を意味するunfortunatelyや「残念ながら」を意味するI'm afraidも良いです。

つなげたい相手が外出中で、会社に戻る時間が分かる場合は「be back in + 時間」 というフレーズが良いです。

ここで注意したいのが、社内の人の呼び方です。日本では、社外の人の前で社内の人を呼ぶときは、たとえ上司であっても「さん」を付けません。しかし英語では、社内外は関係なくMs.や Mr.をつけるのが通常です。

保留にする

保留にするときは、まず相手に断りを入れます。ここで使う単語はhold。通常は「持つ」という意味ですが、電話でPlease hold.は「切らずに待って」という意味になります。

momentは文字通りに「一瞬」という意味ですが、この場合は「しばらく」という意味で使います。より丁寧に伝えたいときは、Could you please hold?やCould you hold for a moment?が良いでしょう。また、put on holdも使えます。

「折り返しさせます」と伝える

「折り返す」は英語で、call backと言い、Would you like + つなげたい人 + to call you back later?という質問をよく言います。

伝言を受ける

伝言は英語でmessage。Leave a message は伝言を残す、give a message は伝言を伝える、take a messageは伝言を受ける。

Can I take a message?と言っているのをよく見かけます。しかし、can よりmayの方が丁寧な印象を与えるので、May I take a message?の方が良いと思います。

聞き取れない時は

相手の英語が聞き取りにくい場合は、以下の4つのフレーズが役に立ちます。

仕事中、突然外国人から英語で電話がかかってきたら、焦ってしまうこともあると思います。でもこれらのフレーズを使えば、きちんとコミュニケーションを取ることができます。もし間違えてしまったら、I'm sorry, but my English is not very good.と謝ると良いでしょう。