Eight Tips

撮影しきれない大量の名刺、スキャナーで手軽に取り込めます

Eightの便利な使い方を紹介する「Eight Tips」。今回は、一度に大人数と名刺交換したときにも役立つ、Eight対応スキャナー「ScanSnap」を使って名刺を取り込む方法を紹介します。

大量名刺の仕分けやスキャン作業に、わずらわしさを感じた経験ってありませんか?

筆者は新人時代、展示会のたびに大量の名刺の仕分けとスキャンをしていました。パートナーと見込み顧客に分けて、1枚ずつ目視で見込み顧客を業種ごとに分類します。完了したら、オフィスの複合機を使ってスキャンするのですが、4枚ずつ並べては取り込むので延々と終わりません。最後に、名刺をシュレッダーにかけるところまでやって、同僚と3人がかりで最低3日間はかかりました。

もし同じような仕事をしている方や、紙の名刺が溜まりがちな方を見かけたら、スキャナーでサクッとEightに取り込むことをおすすめしています。

アプリのカメラで撮る場合の10分の1

ただ、普段スキャナーを使わない人のなかには、数十枚くらいであれば、アプリのカメラで撮影した方が手っ取り早い、という方もいるかもしれません。そこで、スキャナーだと実際にどのくらいサクッと取り込めるのかを、Eight対応スキャナーScanSnapを使って、アプリのカメラで撮影した場合と比べてみました。

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1分間に取り込める名刺の枚数を比べた結果、アプリのカメラで6枚(12面)撮るあいだに、スキャナーで60枚(120面)取り込めることが分かりました。例えば、月に名刺を100枚交換する人であれば、年間180分、50人の部署で全員が使えば、150時間、名刺スキャン以外のことに時間を割けるということになります。

やはり手軽さを考えると、1〜20枚くらいならアプリのカメラで撮った方が効率的ですが、それを超えるときは、スキャナーを使ってみてはいかがでしょうか。

10分で簡単セットアップ。ScanSnapとの連携方法

ドライバーと連携用ソフトをPCにインストールし、いくつかの設定をするだけで、すぐに使い始められます。

まず始めに、こちらのサイトから、ScanSnap Managerをインストールします。

ScanSnap Managerのインストール方法

※1 この動画はMac OSで操作している画面を撮影したものです。
※2 動作確認済みの機種はこちらのヘルプページにてご確認ください。

次に、こちらのサイトから、「PC用 Eight scan β版」をダウンロードします(※)。ダウンロードが完了したら、ScanSnap Managerの初期設定を行います。

Eightプレミアムをご利用のユーザー向けのサービスです。 さらに手軽にEightと連携させたい場合は、無料のスマホアプリ ScanSnap Cloudを使って、スキャナーで取り込んだ名刺データの保存先としてEightを指定することも可能です。

ScanSnap Managerの設定方法

※ この動画はMac OSで操作している画面を撮影したものです。Windows OSだと若干操作が異なる箇所があります。詳しくはこちらのヘルプをご覧ください。

これでセットアップは完了です。ScanSnapとPCを付属のUSBケーブルで接続して、Eight scanを起動してください。EightのログインID・パスワードを入力し、スキャナーに名刺をセットして機器本体に付いている[Scan]ボタンを押してください。このとき、名刺のおもて面が裏になるようにセットしてください。

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詳細な操作手順については、こちらのヘルプをご覧ください。

PCを使わず、無料のスマホアプリで連携することも

さらに手軽にEightと連携させたい場合は、無料のスマホアプリ ScanSnap Cloudを使って、スキャナーで取り込んだ名刺データの保存先としてEightを指定することも可能です。

スキャンした原稿を「レシート(領収書)」「名刺」「文書」「写真」の4つの種別に自動的に判別し、利用するクラウドサービスに振り分けて保存。

ScanSnapについて

ScanSnapは、PFU社製の高性能スキャナーです。ScanSnapシリーズのなかでも、動画に登場した高速モデルiX500は、安定して1枚ずつ給紙するための機能が搭載されているため、やり直しの手間なくスムーズに名刺を取り込めます。

さらに、名刺だけに限らず、捨てられない書類の整理やレシートのデータ化にも役立ちます。ScanSnapシリーズに関する詳細は、こちらの製品紹介ページをご覧ください。

また、全国のルノワールやコワーキングスペースに設置しているEight専用のスキャンスポットで、使用感をお試しいただくことも可能です。まずは職場の近くにあるスキャンスポットをこちらのページで検索してみてください。