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Eight Tips

名前や会社名を忘れても、キーワードで名刺を探し出せる「ラベル」と「メモ」の活用術

Eightの便利な使い方を紹介する「Eight Tips」。今回は、過去に名刺交換した人ともう一度会いたいときに、キーワードで簡単に探せるようになる「ラベル」と「メモ」を使った名刺の分類方法を紹介します。

イベントを企画するときや、新しいサービスを始めるときなど、いざビジネスパートナーが必要なシーンで名刺を活用できていますか?

「いっしょにイベントをやる会社を探しているけど、名前順に並んだ数百枚の名刺を、見返す気にはならない」
「いつかの勉強会で隣の席になったあの人に連絡したいが、名前も会社名も思い出せない」

そんな方は、Eightの「ラベル」と「メモ」を使ってみましょう。名刺を大まかに分類して、目印をつけておくだけで、必要なときに見返してアクセスできます。

業種ごとに「ラベル」で名刺を分類

お好きな名前の「ラベル」を付けて、カテゴリごとに名刺をまとめられます。

ラベル名として「業種」を設定すると、必要なシーンで名刺を見つけやすくなります。 例えば広報であれば、営業先の名刺には「メディア」、イベントで知り合った同業者には「広報仲間」というラベルを付けたら、企画を考えるときや、売り込むときに、参照するのに役立ちます。

プロフィールから個別にラベルを設定する方法

既存のラベルを1、2枚の名刺に付けたいときは、プロフィールから設定すると効率的です。

イベントで交換した名刺には「イベント名」を

イベントで何人かと名刺交換したときは、名前が「イベント名_日付」のラベルを付けると、名前や会社名が思い出せなくても、ラベル名から参照できます。

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ラベルを付ける名刺を選択するとき、「交換月」順に並べ替えると簡単に設定できます。

eight_tips_label_01.png

※ スマホで操作した場合のイメージです。PCで操作する場合は、ヘルプをご覧ください。

「メモ」のキーワードで名刺を検索

自分の中でルールを決めて、「メモ」にキーワードを入れると、必要なときに参照しやすくなります。例えば、知り合いの紹介で出会って、もう一度会いたい人の名刺には「重要」「20180123」「企画」「アイデア」などの単語を入れておくと、いざ会いたくなったとき、すぐに探せます。

※ スマホで操作した場合のイメージです。PCで操作する場合は、ヘルプをご覧ください。

あとで見返したときに役立つメモのまとめ方が、小西利行著『仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。』で紹介されています。なかでも、デジタルサービスを使ったメモのまとめ方は、Eightでも参考になります。

タグ付けするワードは、できるだけ「よく使う言葉」のほうがいいでしょう。たとえ重要なキーワードだから大丈夫と思っても、初めて聞いた言葉やオリジナルの言葉は、時間がたつと忘れる可能性が高いからです。必要なのはそのメモと再会することなので、タグはいつも使う言葉やカテゴリーを象徴する言葉がよく、しかも、複数の言葉をタグとして入れておくほうが使えるというわけです。

──『仕事のスピード・質が劇的に上がる すごいメモ。』小西利行(かんき出版)